Kontekst
Grupa produkcyjna prowadziła pracę projektową i część pipeline'u handlowego na komercyjnej platformie obejmującej zadania, tablice, wykresy Gantta, rejestrację czasu, budżety, CRM, automatyzacje workflow, komunikator, wiki, ticketing klienta i dostęp gościnny. Większość organizacji używała jej ułamka, a ten ułamek różnił się działem.
Problem
Zastąpienie dojrzałego produktu komercyjnego modułem wewnętrznym zaprasza porażkę, którą każdy już widział. Porównanie prowadzi się funkcja po funkcji, każda luka wygląda na ryzyko, zakres rośnie, żeby te luki domknąć, a dwa lata później organizacja utrzymuje gorszą wersję czegoś, co wcześniej wynajmowała.
Budowa ma sens wyłącznie wtedy, gdy odpowiedzią na część tych funkcji jest trwałe nie, zapisane z powodem, a nie miejsce na mapie drogowej. Rozstrzygnięcie tego jest niewygodne, bo każde wykluczenie jest sporem z osobą, która o daną rzecz poprosiła.
Podejście
Dotychczasowy produkt zbenchmarkowałem obszar po obszarze, a każdy wiersz tabeli dostał jedną z trzech odpowiedzi: w pierwszym wydaniu, w późniejszym albo nigdy. To trzecia kolumna uczyniła ten projekt wykonalnym.
Komunikator jest wykluczony na stałe, ponieważ firma ma już kanały komunikacji, a narzędzie projektowe dokładające czwarte miejsce do pisania wiadomości utrudnia odnajdywanie rozmów, zamiast je ułatwiać. Zarządzanie nieobecnościami jest wykluczone na stałe, ponieważ należy do dziedziny kadrowej i mieszka w systemie będącym właścicielem danych o zatrudnieniu. Ticketing klienta i wiki stoją w kolumnie późniejszej z zapisanymi warunkami powrotu do tematu. Pola własne odrzuciłem w pierwszym wydaniu, z kolumną JSON jako jawną furtką awaryjną, co jest uczciwą wersją tej decyzji: potrzeba jest realna, edytor kosztowny, a furtka mówi to wprost, zamiast udawać, że potrzeby nie ma.
Zbudowałem zadania z konfigurowalnymi stanami, tablice i osie czasu, cykle, rejestrację czasu timerem i ręcznie, budżety oraz rentowność liczone z zarejestrowanego czasu wobec stawek, widok dostępności zbudowany z faktów, a nie z szacunków, lekki CRM kontrahentów, kontaktów, deali i aktywności, silnik reguł workflow oraz szablony projektów.
Mierniki procesu są tą częścią, którą trudno byłoby kupić. Tranzycje stanów zapisuję do append-only logu, a flow metrics liczę z niego, zamiast próbkować, dzięki czemu czas cyklu i przepustowość opisują to, co się wydarzyło, a nie to, jak wyglądała tablica w chwili, gdy ktoś zrobił eksport. Ten log reużywa wzorca audytu z hash-chainem ustalonego już w całym majątku aplikacyjnym.
Funkcje AI działają przez współdzieloną platformę asystenta, zamiast powstawać tutaj: reporter statusu redagujący aktualizację projektu i zapytania w języku naturalnym odpowiadane na opublikowanych widokach tylko do odczytu. Wzorzec trzyma się tak samo jak gdzie indziej, z modelem streszczającym i odpytującym oraz liczbami pochodzącymi z widoków.
Moduł reużywa platformy pod sobą w całości, z własnymi schematami obok istniejących, ustalonym łańcuchem audytu, współdzielonym dostawcą tożsamości, współdzieloną biblioteką komponentów dla nowego frontendu i wzorcem wdrożenia, który zespół utrzymania już prowadzi.
Rezultat
Projekty i CRM stają się modułem platformy wewnętrznej zamiast osobną subskrypcją, z danymi stojącymi obok danych rekrutacyjnych, dokumentowych i planistycznych, których projekty naprawdę dotykają, i z funkcjami wykluczonymi wykluczonymi na piśmie, więc rozmowa nie zaczyna się od nowa co kwartał.
Wnioski
Decyzję o budowie kontra zakupie przedstawia się zwykle jako porównanie możliwości i kosztu, a lepiej rozumie się ją jako pytanie o dyscyplinę zakresu. Budowa wewnętrzna wygrywa tam, gdzie organizacja godzi się używać mniej, i przegrywa wszędzie tam, gdzie od wersji wewnętrznej żąda się dorównania produktowi komercyjnemu funkcja po funkcji.
Drugi wniosek brzmi tak, że wykluczenie potrzebuje dopiętego powodu, żeby przetrwać. Funkcja oznaczona jako poza zakresem zostanie poproszona ponownie w ciągu kwartału, a jedyną rzeczą skracającą tę drugą rozmowę jest spisany powód, który ktoś może przyjąć albo z którym może się wprost nie zgodzić.